Chapter 2 Sistem Informasi dalam Organisasi

ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Sebuah organisasi adalah kumpulan formal orang dan sumber daya lain yang ditetapkan untuk mencapai seperangkat tujuan. Tujuan utama dari sebuah organisasi nirlaba adalah untuk memaksimalkan nilai pemegang saham, sering diukur oleh harga saham perusahaan. Organisasi nirlaba meliputi sosial kelompok, kelompok agama, universitas, dan organisasi lain yang tidak memiliki keuntungan sebagai mereka tujuan.

Suatu organisasi adalah suatu sistem, yang berarti bahwa ia memiliki input, mekanisme pengolahan, output, dan umpan balik. Sebuah organisasi terus-menerus menggunakan uang, orang, bahan, mesin dan peralatan lainnya, data, informasi, dan keputusan. 

Sumber seperti bahan, orang, dan uang berfungsi sebagai input ke sistem organisasi dari lingkungan, melalui mekanisme transformasi, dan kemudian diproduksi sebagai output untuk lingkungan. Output dari mekanisme transformasi biasanya barang atau jasa, yang dari nilai relatif lebih tinggi dari input saja. Melalui nilai tambah atau layak, organisasi berusaha untuk mencapai tujuan mereka. Bagaimana sistem organisasi meningkatkan nilai sumber daya? Dalam transformasi mekanisme, subsistem mengandung proses yang membantu input berubah menjadi barang atau jasa meningkatkan nilai. Proses ini meningkatkan nilai relatif dari input gabungan pada perjalanan mereka untuk menjadi output akhir.

Struktur organisasi

Struktur organisasi mengacu pada subunit organisasi dan cara mereka berhubungan dengan

organisasi secara keseluruhan. Struktur organisasi tergantung pada tujuan dan pendekatan ke manajemen, dan dapat mempengaruhi bagaimana memandang dan menggunakan sistem informasi. Jenis-jenis organisasi struktur biasanya meliputi tradisional, proyek, tim, dan virtual. organisatoris

Struktur dapat memiliki dampak langsung pada sistem informasi organisasi.

• Traditional Organizational Structure
• Project and Team Organizational Structures
• Virtual Organizational Structure and Collaborative Work

Budaya Organisasi dan Perubahan

Budaya adalah seperangkat pemahaman utama dan asumsi bersama oleh sebuah kelompok, seperti dalam kelompok etnis atau negara. Budaya organisasi terdiri dari pemahaman utama dan asumsi untuk bisnis, perusahaan, atau organisasi lainnya. Pemahaman, yang dapat mencakup keyakinan umum, nilai-nilai, dan pendekatan untuk pengambilan keputusan, sering tidak menyatakan atau didokumentasikan sebagai tujuan atau kebijakan formal. Sebagai contoh, Procter & Gamble memiliki budaya organisasi yang menempatkan nilai yang sangat tinggi pada pemahaman pelanggan dan kebutuhan mereka. Untuk rekomendasi pemasaran untuk diterima, mereka harus didasarkan pada fakta-fakta diketahui tentang pelanggan. Sebagai contoh lain, karyawan mungkin diharapkan untuk menjadi bersih-potong, memakai pakaian konservatif, dan sopan dalam berurusan dengan semua pelanggan. Kadang-kadang organisasi Budaya terbentuk selama bertahun-tahun.

Dalam kasus lain, manajer tingkat atas dapat membentuk dengan cepat dengan memulai "kasual Jumat" kebijakan berpakaian. Budaya organisasi juga dapat memiliki mempengaruhi positif

pada keberhasilan pengembangan sistem informasi baru yang mendukung organisasi.

Penawaran perubahan organisasi dengan cara-profit dan organisasi nirlaba merencanakan,

mengimplementasikan, dan menangani perubahan. Perubahan dapat disebabkan oleh faktor internal, seperti yang diprakarsai oleh karyawan di semua tingkatan, atau faktor eksternal, seperti kegiatan yang ditimbulkan oleh pesaing, pemegang saham, undang-undang federal dan negara, peraturan masyarakat, kejadian alam kondisi ekonomi (seperti badai), dan umum. Banyak negara-negara Eropa, misalnya, mengadopsi euro, mata uang tunggal Eropa, yang mengubah perusahaan bagaimana keuangan melakukan bisnis dan menggunakan sistem informasi mereka. Perubahan organisasi juga terjadi ketika dua atau lebih organisasi menggabungkan. Ketika organisasi bergabung, bagaimanapun, mengintegrasikan mereka sistem informasi dapat penting untuk masa depan success.10 Sayangnya, banyak organisasi hanya mempertimbangkan integrasi sistem informasi yang berbeda mereka akhir dalam proses merger.

Perubahan dapat mempertahankan atau disruptive.11 perubahan Sustaining dapat membantu organisasi meningkatkan pasokan bahan baku, proses produksi, dan produk dan layanan

ia menawarkan. Mengembangkan peralatan manufaktur baru untuk membuat disk drive adalah contoh dari mempertahankan perubahan bagi produsen komputer. Peralatan baru dapat mengurangi biaya memproduksi disk drive dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Perubahan mengganggu, di sisi lain tangan, sering merugikan kinerja organisasi atau bahkan menempatkan keluar dari bisnis. Secara umum, teknologi mengganggu tidak mungkin awalnya memiliki kinerja yang baik, biaya rendah, atau bahkan yang kuat permintaan. Seiring waktu, bagaimanapun, mereka sering mengganti teknologi yang ada. Mereka dapat menyebabkan menguntungkan, perusahaan stabil gagal ketika mereka tidak mengubah atau mengadopsi teknologi baru.

Dinamika perubahan dapat dilihat dari segi model perubahan. Sebuah model perubahan merupakan teori perubahan dengan mengidentifikasi fase perubahan dan cara terbaik untuk menerapkannya. Kurt Lewin dan Edgar Schein mengusulkan pendekatan tiga tahap untuk perubahan. Unfreezing adalah berhenti kebiasaan lama dan menciptakan iklim yang menerima perubahan. Bergerak adalah belajar metode baru kerja, perilaku, dan sistem.

Refreezing melibatkan memperkuat perubahan untuk membuat sifat baru proses kedua, diterima, dan bagian dari ketika sebuah perusahaan memperkenalkan sistem informasi baru, beberapa anggota organisasi harus menjadi agen perubahan untuk menghadapi dan mengatasi kemungkinan resistensi terhadap perubahan. Mereka adalah juara dari sistem baru dan manfaatnya. Memahami dinamika

perubahan dapat membantu mereka menghadapi dan mengatasi perlawanan dari karyawan dan orang lain sehingga bahwa sistem baru dapat digunakan untuk efisiensi dan efektivitas yang maksimal.

Reengineering dan Continuous Improvement

Untuk tetap kompetitif, organisasi harus sesekali melakukan perubahan mendasar dalam cara

mereka melakukan bisnis. Dengan kata lain, mereka harus mengubah kegiatan, tugas, atau proses yang mereka gunakan untuk mencapai tujuan mereka. Reengineering, juga disebut proses desain ulang dan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), melibatkan desain ulang radikal suatu proses bisnis, struktur organisasi, sistem informasi, dan nilai-nilai organisasi untuk mencapai terobosan dalam bisnis hasil. Union Bank of California, misalnya, memutuskan untuk merekayasa ulang banyak tugas dan functions.13 Menurut CIO Jim Yee, "Itu bank meminta saya untuk mengepalai rekayasa ulang yang proses dan menempatkan operasi dan IT dalam organisasi yang sama adalah pernyataan nyata tentang kejelian bank tentang bagaimana TI dapat menjadi enabler dan adalah suatu fungsi penting untuk Bank untuk terus menjadi sukses dan kompetitif di pasar.

Kepuasan pengguna dan Teknologi Acceptance

Agar efektif, rekayasa ulang dan upaya perbaikan terus-menerus harus menghasilkan puas

pengguna dan diterima dan digunakan di seluruh organisasi. Selama bertahun-tahun, para peneliti IS

telah mempelajari kepuasan pengguna dan penerimaan teknologi yang berkaitan dengan sikap dan IS

pemakaian. Meskipun kepuasan pengguna dan penerimaan teknologi dimulai sebagai dua teori yang terpisah, beberapa percaya bahwa mereka dapat diintegrasikan ke dalam satu kepuasan pengguna dengan sistem komputer dan informasi yang dihasilkannya sering bergantung pada kualitas sistem dan informasi sebuah sistem informasi yang berkualitas biasanya fleksibel, efisien, mudah diakses, dan tepat waktu. Ingat bahwa kualitas informasi akurat, dapat diandalkan, saat ini, lengkap, dan disampaikan dalam format yang tepat.

Model penerimaan teknologi (TAM) menentukan faktor-faktor yang dapat menyebabkan lebih baik sikap tentang sistem informasi, bersama dengan penerimaan yang lebih tinggi dan penggunaan sistem dalam organisasi faktor-faktor ini termasuk manfaat yang dirasakan dari teknologi, kemudahan penggunaan, kualitas sistem informasi, dan sejauh mana organisasi mendukung penggunanya. Anda dapat menentukan penggunaan aktual dari suatu sistem informasi dengan jumlah teknologi difusi dan infusi. Teknologi difusi adalah ukuran dari seberapa luas teknologi tersebar di seluruh organisasi. Sebuah organisasi di mana komputer dan informasi

sistem yang terletak di sebagian besar departemen dan daerah memiliki tingkat tinggi teknologi difusi. Beberapa pedagang online, seperti Amazon.com, memiliki difusi tinggi dan penggunaan

sistem komputer untuk melakukan sebagian besar fungsi bisnis mereka, termasuk pemasaran, pembelian, dan penagihan. Teknologi infus, di sisi lain, adalah sejauh mana teknologi menembus area atau departemen. Dengan kata lain, itu adalah ukuran dari seberapa dalam teknologi tertanam di daerah organisasi. Beberapa perusahaan arsitektur, misalnya, menggunakan komputer dalam semua aspek merancang bangunan dari penyusunan cetak biru untuk akhir. Itu bidang desain, sehingga, memiliki tingkat tinggi infus. Tentu saja, perusahaan dapat memiliki tingkat tinggi infus di salah satu bagian dari operasi dan tingkat rendah difusi keseluruhan. Arsitektur perusahaan mungkin menggunakan komputer di semua aspek desain (infus tinggi di bidang desain), tetapi tidak

untuk melakukan fungsi bisnis lainnya, termasuk penagihan, pembelian, dan pemasaran (difusi rendah).

Difusi dan infus sering bergantung pada teknologi yang tersedia sekarang dan di masa, ukuran dan jenis organisasi, dan faktor-faktor lingkungan yang meliputi kompetisi, peraturan pemerintah, pemasok, dan sebagainya. Hal ini sering disebut teknologi, organisasi, dan lingkungan (TOE) framework. Meskipun suatu organisasi mungkin memiliki tingkat tinggi difusi dan infus, dengan komputer seluruh organisasi, ini tidak berarti bahwa sistem informasi yang digunakan untuk potensi penuh mereka. Bahkan, asimilasi dan penggunaan komputer mahal teknologi di seluruh organisasi bervariasi erusahaan sangat berharap bahwa tingkat tinggi difusi, infus, kepuasan, dan penerimaan akan mengakibatkan kinerja yang lebih besar dan profitabilitas.

Kualitas

Definisi kualitas jangka telah berkembang selama bertahun-tahun. Pada tahun-tahun awal kualitas

kontrol, perusahaan yang berkaitan dengan desain pertemuan spesifikasi-yang, sesuai dengan

standar. Jika sebuah produk dilakukan seperti yang dirancang, itu dianggap sebagai produk berkualitas tinggi. Sebuah produk dapat melakukan fungsinya dimaksudkan, bagaimanapun, dan masih belum memenuhi kebutuhan pelanggan. Hari ini, kualitas berarti kemampuan produk (termasuk jasa) untuk memenuhi atau melampaui pelanggan harapan. Sebagai contoh, sebuah komputer yang tidak hanya berkinerja baik namun mudah untuk mempertahankan dan perbaikan akan dianggap sebagai produk berkualitas tinggi. Semakin, pelanggan mengharapkan membantu

dukungan setelah penjualan. Pandangan tentang kualitas benar-benar berorientasi pelanggan. Sebuah berkualitas tinggi produk memenuhi pelanggan dengan berfungsi dengan benar dan andal, memenuhi kebutuhan dan harapan, dan yang disampaikan pada waktu dengan sopan dan hormat.

Kualitas sering menjadi penting untuk pemasok asing dan manufaktur. Pada tahun 2007, seorang mayor US perusahaan mainan harus ingat 1,5 juta mainan karena memimpin ditemukan di dalam produk mungkin diproduksi di Cina. Menurut seorang perwakilan untuk Mainan Hong Kong

Dewan, "Setiap orang mencoba untuk mengetahui pemasok cat mendapatkan masalah, karena

setelah mereka tahu, mereka bisa tinggal jauh dari pemasok itu. "Dalam kasus lain, mobil Rusia

Majalah meminta mobil Cina $ 9.000 untuk diingat dari pasar Rusia karena kinerja yang buruk dalam tes kecelakaan. Sekarang organisasi menggunakan teknik untuk memastikan kualitas, termasuk manajemen kualitas total dan Six Sigma. Six Sigma, misalnya, digunakan oleh Ford-otosan, sebuah perusahaan yang membuat kendaraan komersial, untuk membantu menyelamatkan jutaan

dollar.